Bật mí cách viết email gửi báo cáo cho sếp chuyên nghiệp | How-yolo

Cách viết email để gửi báo cáo cho sếp tưởng chừng như là một nhiệm vụ khó khăn nhưng sẽ không quá khó nếu bạn làm theo những mẹo mà JobsGO chỉ ra ngay dưới đây!

Cách viết email gửi báo cáo cho sếp không hề đơn giản!

Ghi điểm ngay từ tiêu đề

Chủ đề là phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy và nó cũng là yếu tố chính thu hút sự chú ý của sếp. Thông thường các sếp sẽ luôn nhận được rất nhiều email trong ngày. Để tránh bị trôi, tên của bạn phải tuân theo các nguyên tắc sau:

  • Phải ngắn gọn, dễ hiểu và không quá 10 từ, trước hết là thông tin quan trọng
  • Đảm bảo tiêu đề đơn giản, cụ thể và có mục đích, có thể sử dụng các ký tự như -; /; [] để tách biệt và làm nổi bật thông tin quan trọng
  • Sử dụng các ký tự: Trả lời; Khẩn cấp; Ghi chú; .. để giúp người đọc nhanh chóng xác định được bản chất của email của bạn.

Ví dụ:

  • Vài phút gặp mặt [20/05/2021];
  • Hợp đồng mua bán ngày 10/5/2021;
  • Ngân sách quảng cáo cho tháng 5 năm 2021…
Viết email để gửi báo cáo cho sếp của bạn
Nên làm gì và không nên làm gì khi viết email báo cáo cho sếp kèm theo lời giới thiệu

Bắt đầu bằng một lời chào trang trọng

Không giống như những email thông thường gửi cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, nội dung email gửi cho cấp trên sẽ đề cao tính chuyên nghiệp và hình thức. Bạn cần đảm bảo rằng mình đã thể hiện được chi tiết ngay trong lời chào vì đó là yếu tố giúp bạn gây ấn tượng hay mất thiện cảm với sếp.

  • Xin chào, tùy thuộc vào danh tính của người lãnh đạo, bạn có thể tham khảo một số cách mở email, ví dụ:
    “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo]”
    “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo]”
  • “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo] – [chức vụ + tên doanh nghiệp]

* Lưu ý: không đưa lời chào vào nội dung e-mail, không sử dụng biệt hiệu hoặc chỉ tên và họ trong e-mail

Nhà ở “đúng” và “đủ”

Với nội dung email, bạn phải tuân theo một khuôn mẫu nhất định. Cách viết email báo cáo cho sếp mà JobsGo cung cấp cho bạn:

  • Trước tiên, bạn cần giới thiệu bản thân (nếu sếp của bạn chưa biết bạn) và giải thích lý do bạn gửi thư
  • Tiếp theo, bạn sẽ trình bày báo cáo của mình một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Chỉ nói những gì được yêu cầu, tránh những thông tin không liên quan.
  • Nếu có vấn đề trong báo cáo cần được phê duyệt / phản hồi, bạn nên đánh dấu vấn đề đó ở cuối văn bản và kết thúc bằng câu hỏi như, “Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn”; hoặc “Mong nhận được phản hồi từ bạn.” Nhớ đính kèm các tài liệu liên quan và đặt tên cho từng tệp để dễ nhận biết!

Luật nghề nghiệp trong chữ ký

Chữ ký là phần nội dung cuối cùng xuất hiện trong email của bạn. Về nguyên tắc, đây không phải là phần quan trọng của email nên thường bị bỏ qua. Tuy nhiên trong môi trường văn phòng bạn phải cẩn thận với nội dung này để tạo ấn tượng với sếp và đồng nghiệp. Mẫu chữ ký phải bắt đầu bằng «Lời chúc tốt nhất“,”Cảm ơn bạn“,Trân trọng.. và sau đó là họ tên, chức danh và thông tin liên lạc của người viết.

Luật nghề nghiệp trong chữ ký
Khi viết email để gửi báo cáo cho sếp, bạn cũng nên quan tâm đến yếu tố cá nhân như chữ ký

Cẩn thận với các yếu tố nhỏ nhất

Một số lưu ý bạn nên cẩn thận khi viết email để gửi báo cáo cho sếp:

  • Đảm bảo có một email chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa nhận được email từ công ty, bạn nên tạo một email mới có chứa tên của bạn và tên công ty. Điều này sẽ giúp bạn nhận được điểm như một nhân viên gương mẫu!
  • Không trình bày dài dòng lộn xộn và không sử dụng các cấu trúc câu khó hiểu. Nếu cảm thấy bất tiện khi nói về vấn đề này qua email, bạn nên thảo luận và lên lịch hẹn với cấp trên của mình để giải quyết vấn đề.
  • Trong trường người nhận, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhập chính xác địa chỉ email của sếp. Sau đó, bạn có thể xem xét và gửi cho các bộ phận / cá nhân phù hợp với hai chức năng nằm ở góc phải của dòng này là Cc và Bcc:

(Đầu tiên) Chọn Sao chépA: Nếu bạn muốn gửi cho người khác và họ có thể xem danh sách người gửi

(2) Chọn BccĐ: Nếu bạn không muốn người nhận biết danh sách bạn đang gửi, nhưng vẫn nhận được một bản sao của email cho sếp của bạn.

Tùy từng trường hợp mà bạn có thể chọn chức năng gửi phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn báo cáo thông tin một cách minh bạch, trước tiên hãy chọn Sao chép!

Học cách viết e-mail chuyên nghiệp để gửi báo cáo cho cấp trên, bạn không chỉ đảm bảo được hiệu quả công việc mà còn thể hiện được sự tôn trọng nhất định đối với cấp trên. Hãy nâng cao giá trị của người bạn thân nhất của bạn ngay từ những yếu tố đơn giản này. Chúc một ngày tốt lành và đừng quên ghé thăm Jobgo.vn hàng ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.

Xem Thêm >>  Part time job là gì? Những điều cần biết về công việc bán thời gian hiện nay | How-yolo