Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Gồm Những Gì, Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Là Gì

Nguồn lực con người luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức hay doanh nghiệp. Do đó việc khai thác hiệu quả nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề được quan tâm hàng đầu. Việc quản lý nhân sự đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, phải đặt con người vào trung tâm của sự phát triển. Các kỹ năng quản lý nhân sự thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực từ đó tăng hiệu quả của tổ chức.

Đang xem: Phần mềm quản lý nhân sự gồm những gì

Table of Contents

2 Quản lý nhân sự bao gồm những việc gì?3 Quy trình quản lý nhân sự4 Quản lý nhân sự cần những gì?5 Hệ thống quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là gì?

*

Quản lý nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Việc quản lý nhân sự bắt nguồn từ việc dẫn dắt các hoạt động và mục tiêu làm việc. Nhà lãnh đạo hay người làm công việc quản lý nhân sự sẽ chịu trách nhiệm phát triển các quy trình và hỗ trợ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ thu hút và giữ chân các nhân viên tài năng cũng như sắp xếp công việc phù hợp với khả năng của họ. Đây là điều vô cùng quan trọng với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Nói tóm lại quản lý nhân sự chính là việc khai thác, quản lý và sử dụng nguồn nhân lực trong một tổ chức, doanh nghiệp sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý nhân sự là một trong những công việc quan trọng hàng đầu, cần có trong mọi lĩnh vực chứ không chỉ riêng gì kinh doanh.

Quản lý nhân sự bao gồm những việc gì?

*

‘’Quản lý nhân sự làm gì?’’ là câu hỏi mà chúng ta cần tìm ra đáp án. Dưới đây là vai trò cũng như công việc chính của một nhà quản lý nhân sự.

Quản lý và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự

Đối với bất cứ một bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì bộ phận nhân sự cũng sẽ đóng vai trò nòng cốt. Và để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực mà vẫn đảm bảo chính sách cũng như quy định của Nhà nước về nguồn nhân lực, nhà quản trị cần đề ra chính sách liên quan đến nguồn tài nguyên này. Ngoài ra, các nhà quản trị nhân sự cũng sẽ chịu trách nhiệm quản lý và giải quyết vấn đề xảy ra trong phạm vi, để thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Tư vấn cho các bộ phận khác về vấn đề nhân lực trong doanh nghiệp

Đây có thể là câu trả lời phù hợp nếu bạn đang chưa biết quản lý nhân sự bao gồm những việc gì? Bởi có thể nói đây là nhiệm vụ thường nhật của một nhà quản lý nhân sự: tư vấn các vấn đề về nhân viên nghỉ việc, các chế độ lương thưởng, bổ sung nhân sự… để đảm bảo bộ máy hoạt động của doanh nghiệp luôn được diễn ra một cách suôn sẻ.

Cung cấp các dịch vụ nội bộ cho doanh nghiệp

Đây được xem là vai trò quan trọng của nhà quản trị nhân sự. Mỗi khi nhận được thông báo về bổ sung nhân sự thì cần nhà quản lý kịp thời lên kế hoạch tuyển dụng theo đúng số lượng yêu cầu. Hoặc các nhà quản trị nhân sự cũng có thể chủ động đưa ra ý kiến cũng như đề xuất về bổ sung nhân sự. Ngoài ra, quản lý nhân sự cũng quán xuyến các chương trình lương thưởng, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội… tóm lại là những vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Kiểm tra nhân viên

Vai trò chính của một nhà quản lý nhân sự là gắn liền với nguồn nhân lực. Hay nói một cách cụ thể thì quản lý nhân sự sẽ có trách nhiệm kiểm tra cũng như giám sát các bộ phận khác về việc thực hiện các chính sách, chương trình nâng cao nghiệp vụ nhân lực hay là việc tuân thủ văn hóa doanh nghiệp… Từ đó đánh giá được nhân viên ưu tú, thế mạnh và điểm yếu của nhân sự. Điều đó sẽ góp phần không nhỏ đảm bảo việc quản lý nhân sự được diễn ra suôn sẻ hơn.

Ngoài ra quản trị nhân sự cũng đảm nhận nhiệm vụ đo lường, phân tích, đánh giá năng lực làm việc của nhân viên và đưa ra những giải pháp để phát huy được tối đa năng lực làm việc của họ, đồng thời không ngừng thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự hiệu quả hơn.

Chấm công, tính lương cho nhân viên

Việc theo dõi việc chấm công hằng ngày của nhân viên cũng được coi là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của một nhà quản lý nhân sự. Mặc dù với công nghệ hiện đại như ngày nay, sẽ không nhất thiết phải ghi chép lại từng ngày công của nhân viên như trước kia mà đã có phần mềm chấm công tương đối chính xác và hiệu quả cho việc quản lý ngày công của nhân viên.

Tuy nhiên vẫn không thể phủ nhận được vai trò của một nhà quản trị nhân sự trong việc này, bởi doanh nghiệp vẫn cần phải giám sát việc đi muộn, số ngày nghỉ của nhân viên để thuận tiện cho việc đánh giá chuyên cần hay tính lương cho nhân viên sau này. Ngoài việc tính lương, chấm công thì đôi khi quản trị nhân sự cũng sẽ trực tiếp tiến hành thanh toán lương thưởng cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Quy trình quản lý nhân sự

*

Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là một bài toán khiến các nhà quản trị đau đầu. Bởi với mỗi một mô hình doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, với những cách thức quản lý khác nhau thì quy trình quản lý nhân sự cũng sẽ khác nhau.

Mặc dù mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những phương thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung mô hình “xương sống” cơ bản sẽ đều dựa trên các bước dưới đây:

Tuyển dụng nhân sựXây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sựChế độ chính sáchHệ thống văn bản áp dụng trong công tyXây dựng và phát triển văn hóa công ty

Từ 5 bước cơ bản này mà mỗi nhà quản trị có thể áp dụng mở rộng hoặc thu hẹp để phù hợp với mong muốn và đem lại hiệu quả quản lý tốt hơn cho doanh nghiệp.

Dưới đây là chi tiết 5 bước đó:

Tuyển dụng nhân sự

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự được xem là khâu quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Các bước tuyển dụng nhân sự có thể biến đổi linh hoạt tùy thuộc vào yêu cầu tuyển dụng hay quy mô doanh nghiệp mà không bị áp đặt vào khuôn mẫu chung nào cả.

Thông thường bước tuyển dụng mà đa số các doanh nghiệp đang thực hiện là: lập kế hoạch, xác định cách thức/nguồn tuyển dụng, xác định địa điểm/thời gian tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, đánh giá và cuối cùng là giới thiệu và hướng dẫn giúp nhân sự mới hòa nhập với công ty.

Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực

Bước tiếp theo của quy trình quản lý nhân sự là đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một chiến lược đầu tư dài hạn của doanh nghiệp. Trên thực tế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là sự cạnh tranh về nguồn lực nhân sự.

Để chất lượng nhân sự được đảm bảo thì doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí cho quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có thể là lớp đào tạo nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và công việc của mình. Hoặc các chương trình đào tạo giúp nâng cao kỹ năng làm việc, chuyên môn và tay nghề cho nhân sự,…

Các chế độ chính sách

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có các chế độ chính sách khác nhau nhưng điểm chung là các chính sách này đều phải quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên. Các chính sách phải đảm bảo nhân viên có đời sống tinh thần thoải mái, phong phú và lợi ích vật chất đầy đủ.

Xem thêm: So Sánh Chi Tiết Máy Giặt Toshiba Aw-F920Lv Wb, Máy Giặt Toshiba 8

Sở dĩ việc xây dựng hệ thống chính sách cũng nằm trong các bước của quy trình quản lý nhân sự bởi nó giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro khi các tình huống không mong muốn xảy ra.

Xây dựng và thiết lập được tiêu chuẩn và chế độ chính sách phù hợp là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên. Đây cùng là một trong yếu tố quan trọng hàng đầu giúp doanh nghiệp thu hút nhiều nhân sự tài năng mới và giữ chân nhân tài lại công ty.

Hệ thống văn bản quy phạm được áp dụng

Đây là bước rất quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Tùy thuộc vào thực tế và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà các quy chế, quy trình, quy định sẽ có những thay đổi khác nhau. Vì vậy việc xây dựng văn bản quy phạm nội bộ cần dựa vào thực tiễn và mức độ phù hợp để thực hiện.

Tuy nhiên, có một số văn bản chung được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp đó là các quy định về chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc, nội quy lao động, thỏa ước lao động, quy chế xử phạt, khen thưởng…Chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp nhân viên trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh hành vi, suy nghĩ, quá trình thực hiện công việc.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Yếu tố văn hóa là điều đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần khi xây dựng quy trình trong doanh nghiệp. Đối với quy trình quản lý nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tiếp tục được nhắc đến như một bước không thể thiếu. Bất kỳ doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa cũng khó có thể đứng vững được. Cốt lõi văn hóa là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp.

Để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, các tổ chức có thể tham khảo thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Xác định và thống nhất quan điểm kinh doanh và quản lý của doanh nghiệpBước 2: Đánh giá động lực cá nhân, môi trường động lực chung của doanh nghiệp và thống nhất với bộ quy tắc ứng xử cho các cá nhân trong doanh nghiệpBước 3: Đánh giá và đề xuất những thay đổi về quy trình và quy định quản lýBước 4: Đánh giá và đề xuất phương hướng xây dựng hệ thống trao đổi thông tinBước 5: Tổng hợp và xây dựng các phong trào bề nổi và các nghi lễ, nghi thức của doanh nghiệp

Quản lý nhân sự cần những gì?

*

Đối với cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì không chỉ riêng ngành nhân sự mà bất cứ một công việc nào, nhà tuyển dụng cũng đều có những yêu cầu khá cao về ứng viên. Tiêu chí chọn lọc ứng viên ngày một nhiều hơn và cao hơn. Đồng thời, bạn cần đảm bảo đáp ứng được hầu hết yêu cầu đó thì mới nâng cao khả năng đảm nhận công việc. Chính vì vậy để thành công hơn trong vị trí quản trị nhân sự thì các bạn cũng nên biết quản lý nhân sự cần kỹ năng gì?

Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng chuyên môn là đặc điểm không thể thiếu với người quản trị nhân sự, đó là: dự báo nhu cầu nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực, phác họa chân dung ứng viên tiềm năng, sắp xếp một buổi phỏng vấn ấn tượng và thành công, đặt câu hỏi phỏng vấn để nắm bắt được tính cách, “bản chất” ứng viên, xây dựng hệ thống thông tin nội bộ hai chiều, hướng dẫn nhân viên mới hội nhập với công ty…

Hãy ghi nhớ rằng, nâng cao kỹ năng chuyên môn là điều vô cùng quan trọng và không bao giờ thừa. Khi bạn có năng lực thực sự thì ở bất cứ môi trường, điều kiện công việc nào đều không khiến bạn bị bỡ ngỡ. Hơn ai hết, làm nhiệm vụ quản lý con người thì kiến thức là điều cần thiết hơn cả.

Kỹ năng nhân sự

Bạn phải thành thạo các kỹ năng nhân sự, bao gồm: Chiến lược quản lý nhân sự, Kế hoạch về nguồn nhân lực, Định hướng và phát triển nhân lực, Thiết kế bộ máy tổ chức, Tổ chức tuyển dụng, Đào tạo, Phương pháp nâng cao hiệu quả công việc, Lương thưởng và các khoản phúc lợi, hỗ trợ nhân viên.

Kỹ năng làm việc

Phẩm chất đầu tiên của người làm công tác nhân sự là sự tận tụy, từ những công việc cụ thể như tính lương thưởng, đảm bảo phúc lợi đến huấn luyện đào tạo cũng như tổ chức bộ máy… Ngoài ra, người làm công tác nhân sự cần có khả năng phân tích và tổ chức tốt từ đó đảm bảo nguồn nhân lực có tính kế thừa và lâu dài.

Kỹ năng giao tiếp

Nghề nhân sự đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp và làm việc tập thể, nhạy bén, khéo léo trong cách ứng xử với các nhân viên trong công ty, hiểu rõ tính chất công việc và tính cách của từng người, luôn sẵn sàng giúp đỡ và đưa ra những lời khuyên thích hợp khi cần thiết.

Kỹ năng thuyết phục

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, khả năng thuyết phục cũng nằm trong số những yêu cầu cần thiết khi tuyển dụng nhân sự.

Kỹ năng thuyết phục người sử dụng lao động và thuyết phục cả người lao động là những kỹ năng vô cùng quan trọng trong quá trình hóa giải các mâu thuẫn nội tại hoặc trong quá trình thuyết phục cấp trên chấp thuận kế hoạch do mình đề xuất.

Hệ thống quản lý nhân sự

Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty và đã gặt hái được nhiều kết quả khả quan, đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người và xây dựng mục tiêu của tổ chức.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cách quản lý nhân sự hiệu quả. Đây là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để hỗ trợ cho việc ra quyết định.

Thông thường, trong hệ thống quản lý nguồn nhân sự sẽ bao gồm 2 phần: các module cơ bản bắt buộc phải có và phần mở rộng (tùy thuộc vào từng công ty).

Phần mềm chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu, từ đó đảm bảo được tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế với cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống.

Quản lý nhân sự Online miễn phí

Có rất nhiều công ty phần mềm đã tham gia vào ‘cuộc đua’ cung cấp các phần mềm quản lý nhân sự, nhìn chung, mỗi phần mềm đều có những ưu điểm nổi bật riêng đi kèm những nhược điểm không thể tránh khỏi. Nhiều doanh nghiệp hoài nghi rằng một phần mềm miễn phí sẽ không mang lại hiệu quả, nhưng điều này hoàn toàn không chính xác. Các bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý nhân sự free phổ biến hiện nay, có khả năng giúp ích cho doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí ở mức tối đa.

Odoo ERP

*

Đúng như tên gọi, Odoo là một phần mềm ERP mã nguồn mở. Ứng dụng quản lý nhân sự thuộc phần mềm Odoo cho phép doanh nghiệp quản lý đầy đủ thông tin về nhân viên, phòng ban. Các thông tin được cập nhật trên một hệ thống duy nhất phục vụ cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Tính năng quản lý nhân viên, phòng ban được phân quyền hợp lý, giúp các cấp quản trị quản lý tốt thông tin của phòng ban của mình, đảm bảo tính bảo mật của thông tin.

Ưu điểm

Dễ dàng tạo mới, cập nhật, xóa thông tin nhân viên, tìm kiếm nhân viên nhanh thông qua bộ lọc tiện íchQuản lý nhân viên theo phòng ban, cho phép người dùng tạo mới, cập nhật, xóa thông tin phòng banNắm bắt thông tin về hợp đồng nhân viên, tiền lương để hỗ trợ thực hiện tính lương cho nhân viênNgười dùng có thể tự cấu hình ứng dụng tùy theo nhu cầu của mình

Nhược điểm

Khả năng tương thích ngược (Backward Compatible): Odoo chưa có chức năng này, do đó việc cập nhật hệ thống sẽ cần hỗ trợ của đội lập trình viên OdooMột số module chưa theo chuẩn Việt Nam: Ví dụ module kế toán Odoo vẫn đang theo chuẩn kế toán quốc tế, một số điểm sẽ không phù hợp với các quy định, quy chế về kế toán tại Việt NamThiếu hỗ trợ: Dù Odoo có hệ thống chăm sóc khách hàng, nhưng một số người không hẳn hài lòng với lời đề nghị này do thời gian đợi lâui Human Capital Management

i Human Capital Management (iHCM) là hệ thống quản trị nguồn nhân lực tiên phong theo xu hướng hiện đại. Với nhiều ứng dụng hữu ích, iHCM giúp ban lãnh đạo quản trị nguồn nhân lực nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống iHCM giúp lãnh đạo cấp trên quản lý các nhân viên cấp dưới thông qua hàng loạt các mục tiêu cụ thể, tự bản thân nhân viên hay nhà quản lý lập bảng công việc cần thực thi để đạt những mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, để làm được điều đó cần sự phối hợp nhịp nhàng, tương tác chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên để đảm bảo cổ máy quản lý vận hành trơn tru và hiệu quả.

Ưu điểm

Hỗ trợ đa ngôn ngữ cho các doanh nghiệpKhách hàng sẽ không phải thay đổi hệ thống nhân lực khi doanh nghiệp mở rộng quy môCác phân hệ chức năng được xây dựng linh hoạt, tùy biến dữ liệu, quy trình theo mục tiêu và cơ cấu của tổ chứcTích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp theo tiêu chuẩn mở như CRM, ERP, máy chấm công,…Năng suất làm việc cao, hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí để tái đầu tư vào chất lượng nguồn nhân lực. iHCM cho phép nhân viên trong doanh nghiệp tiếp cận thông tin hồ sơ dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và cực kì hiệu quảApptivo

Apptivo là là một trong những phần mềm quản trị nhân sự được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Xem thêm: Top 6 Phần Mềm Dịch Chữ Hán Việt Online, Từ Điển Hán Việt

Ưu điểm

Không giới hạn người dùngCho phép người dùng có thể sử dụng tích hợp với các công cụ cần thiết khác giúp việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn

Nhược điểm

Hạn chế nguồn lưu trữ dữ liệu: Tài khoản miễn phí chỉ lưu trữ được 500Mb, và nếu nâng cấp, sẽ lưu trữ được 3-5GbKhông có App riêng nên người dùng không thể truy cập trực tiếp bằng di độngThiếu các chức năng bổ sung của các phần mềm quản lý nhân sự khác như đào tạo, đánh giá và quản lý chi tiết ứng viên,…Lotus Pro

Lotus Pro là phần mềm quản lý nhân sự, đào tạo, tuyển dụng được khá nhiều doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hiện nay. Ngoài ra những tính năng kể trên, phần mềm còn đưa ra thống kê về hiệu quả công việc KPI hay áp dụng mô hình BSC vào quản trị nhân sự, từ đó giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt kịp thời tình hình biến động nhân sự.

Ưu điểm

Tự xây dựng công thức lương, báo cáo động theo từng thời điểm cụ thể của doanh nghiệpChức năng đánh giá năng lực nhân sự dựa vào các tham số đầu vào được thiết lập tùy chỉnh từ đó hỗ trợ ban quản trị đánh giá chính xác và khách quan hơn về khả năng của nhân viên. Phần mềm tự đưa ra đánh giá dựa trên điểm số đầu vào một cách linh hoạt và khách quanHỗ trợ cả trên các thiết bị, trên nền web và trên ứng dụngDoanh nghiệp có thể điều chỉnh giao diện, chức năng, màu sắc, tính năng dễ dàng, linh hoạt và đơn giản

Nhược điểm

Phần mềm sử dụng bằng việc cài đặt File Exe, do đó sẽ phát sinh một số vấn đề liên quan đến thiết bị và đồng bộ hoá dữ liệuGiao diện được đánh giá là chưa thân thiện

Lời kết

Quản lý nhân sự là công việc đòi hỏi không chỉ là khả năng mà còn cần tới kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực nhân sự. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã thấy được bức tranh tổng quan về quản lý nhân sự và nắm được những thông tin cần thiết về phần mềm quản lý nhân sự. Nếu có bất kỳ câu hỏi gì, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp nhanh chóng nhé!